Worum es geht
Die Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, in dem Unterlagen gespeichert und auf Anfrage vorgelegt werden können. In der Verkehrssicherung betrifft das vor allem Kontrollberichte, Fotos, das Kontrollbuch, Mängelmeldungen und Übergabeprotokolle.
Eine eigene, ausdrücklich für Kontrollberichte geltende Frist enthalten weder die RSA 21 noch die ZTV-SA 97. Wie lange aufbewahrt wird, ergibt sich deshalb aus dem Vertrag, aus allgemeinen gesetzlichen Vorgaben und aus einer nüchternen Überlegung: Wie lange kann jemand nach einem Ereignis noch Ansprüche geltend machen?
Verjährung als Maßstab
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre. Sie beginnt nach § 199 BGB in der Regel erst mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Geschädigte von den Umständen und der Person des Schuldners erfahren hat. Ein Unfall im Frühjahr kann also deutlich länger als drei Jahre später noch Gegenstand einer Forderung sein.
Hinzu kommen Höchstfristen, die unabhängig von der Kenntnis laufen. Für Schadensersatzansprüche wegen Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sieht das Gesetz eine besonders lange Höchstfrist vor. Gerade Personenschäden sind bei Unfällen an Arbeitsstellen aber das größte Risiko. Wer Kontrollberichte zu früh löscht, kann sich gegen einen späten Vorwurf kaum noch wehren. Hintergründe dazu unter Beweislast und im Ratgeber Verkehrssicherungspflicht nach § 823 BGB.
Was im Vertrag geregelt sein sollte
Wird die Kontrolle an einen Dienstleister vergeben, sollte die Aufbewahrung ausdrücklich Teil des Auftrags sein. Sonst stellt sich Jahre später die Frage, wer die Berichte überhaupt noch hat.
- Wer speichert die Kontrollberichte, und in welcher Form?
- Wie lange bleiben sie abrufbar, und wird das Bauunternehmen vor dem Löschen informiert?
- Erhält der Auftraggeber zum Ende der Baustelle eine vollständige Ausfertigung zur eigenen Ablage?
- Welche Formate sind vereinbart, damit die Daten auch ohne das ursprüngliche System lesbar bleiben?
- Wie wird mit personenbezogenen Daten auf Fotos umgegangen, damit nicht länger als nötig gespeichert wird?
Neben der Haftungsfrage können handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten greifen, wenn Berichte zugleich Abrechnungsgrundlage sind. Ob und wie das im Einzelfall zutrifft, klärt im Zweifel die eigene Steuerberatung oder Rechtsabteilung. Weitere Hinweise zur Ablage gibt der Ratgeber Kontrollbuch – Inhalt und Aufbewahrung.
Auf Wunsch stellen wir die digitalen Kontrollberichte einer Baustelle gesammelt für die Ablage beim Auftraggeber bereit.