Kontrollbuch und Kontrollprotokoll sind nicht dasselbe
Im Baustellenalltag werden beide Begriffe oft durcheinander verwendet. Sinnvoll ist eine klare Trennung: Das Kontrollprotokoll hält eine einzelne Kontrolle fest, also einen Zeitpunkt, einen Prüfer, einen Befund. Das Kontrollbuch ist die Sammlung all dieser Einträge über die gesamte Laufzeit einer Arbeitsstelle, ergänzt um die Unterlagen, ohne die man die Einträge nicht bewerten kann.
Die ZTV-SA 97 verlangt, dass der Zeitpunkt jeder Kontrolle aufgezeichnet wird. Eine feste Form schreibt sie nicht vor; viele Auftraggeber geben ein eigenes Formblatt oder eine bestimmte Gliederung im Bauvertrag vor. Das Kontrollbuch ist damit weniger eine Formvorschrift als das Gedächtnis der Arbeitsstelle: Es soll auch Jahre später noch zeigen, was wann geprüft, gefunden und behoben wurde. Welche Angaben jeder einzelne Eintrag braucht, beschreibt der Ratgeber Kontrollprotokoll: Pflichtangaben im Überblick. Hier geht es um das Ganze.
Der Aufbau eines brauchbaren Kontrollbuchs
Ein gutes Kontrollbuch lässt sich von jemandem lesen, der die Baustelle nie gesehen hat, etwa von einem Sachverständigen, einer Versicherung oder einem Gericht. Bewährt hat sich ein Aufbau in vier Teilen:
| Teil | Inhalt | Warum |
|---|---|---|
| Stammblatt | Baumaßnahme, Lage, Auftraggeber, Auftragnehmer, Verantwortlicher für die Verkehrssicherung mit Vertretung, Laufzeit | ordnet alle Einträge eindeutig zu |
| Grundlagen | verkehrsrechtliche Anordnung, Verkehrszeichenplan oder Regelplan, vereinbartes Kontrollintervall, Änderungen mit Datum | zeigt den Sollzustand, an dem jede Kontrolle gemessen wird |
| Kontrolleinträge | alle Kontrollen in zeitlicher Reihenfolge, einschließlich der mängelfreien | belegt Lückenlosigkeit |
| Mängelverfolgung | Meldungen, Behebung, Bestätigung, Fotos vorher und nachher | zeigt, dass auf Befunde reagiert wurde |
Der zweite Teil wird am häufigsten vernachlässigt. Ändert sich die Verkehrsführung im dritten Bauabschnitt, muss der neue Plan mit Gültigkeitsdatum im Kontrollbuch landen. Sonst werden spätere Einträge an einem Sollzustand gemessen, der gar nicht mehr galt, und ein „ohne Befund“ verliert seinen Wert.
Was zusätzlich hineingehört
Neben den regelmäßigen Kontrollen gibt es Ereignisse, die im Kontrollbuch stehen sollten, weil sie den Verlauf der Arbeitsstelle erklären. Fehlen sie, entstehen später Fragen, die niemand mehr beantworten kann:
- Abnahme oder Übergabe der eingerichteten Sicherung, mit Datum und Beteiligten.
- Umbauten der Verkehrsführung, also Wechsel der Bauphase, Verschwenkung, neue Einengung.
- Sonderkontrollen nach Unwetter, Unfall oder Meldung durch Dritte, mit Anlass.
- Begehungen der Behörde oder des Straßenbaulastträgers und deren Ergebnis.
- Unterbrechungen der Arbeiten, damit klar ist, an welchen Tagen arbeitsfrei war.
- Wechsel der verantwortlichen Personen, auch urlaubsbedingt.
- Rückbau mit dem Zeitpunkt, ab dem keine Sicherung mehr im Verkehrsraum stand.
Der letzte Punkt ist wichtiger, als er klingt. Mit dem vollständigen Rückbau endet die laufende Kontrollpflicht. Ein dokumentiertes Enddatum verhindert, dass später über die Frage gestritten wird, ob ein Schild am Fahrbahnrand noch zur Baustelle gehörte.
Papier, Datei oder System: die Form
Ob das Kontrollbuch als gebundenes Heft im Baucontainer, als Ordner im Büro oder als digitale Akte geführt wird, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass es vollständig, zeitnah geführt und nachträglich nicht unbemerkt veränderbar ist. Bei Papier heißt das: fortlaufend nummerierte Seiten, keine losen Zettel, Korrekturen durchstreichen statt überschreiben. Bei digitaler Führung übernehmen Zeitstempel, Versionsstände und Zugriffsrechte diese Aufgabe.
Ein häufiges Problem in der Praxis sind verstreute Quellen. Der Verkehrssicherer hat seine Wartungszettel, die Bauleitung ihr Bautagebuch, der Kontrolldienst seine Berichte. Im Ernstfall muss jemand diese Teile in kurzer Zeit zu einem stimmigen Bild zusammenfügen. Legen Sie deshalb zu Baubeginn fest, wer das Kontrollbuch führt und wohin alle Beteiligten ihre Einträge liefern. Die Vor- und Nachteile der Formen vergleicht der Ratgeber Digitales oder Papierprotokoll.
Wie lange aufbewahren?
Eine eigene gesetzliche Aufbewahrungsfrist speziell für Kontrollbücher gibt es nicht. Die sinnvolle Dauer ergibt sich aus der Frage, wie lange jemand Ansprüche geltend machen kann, gegen die das Kontrollbuch als Nachweis dient. Hier helfen die Verjährungsregeln des BGB als Orientierung:
| Anlass | Orientierung | Hinweis |
|---|---|---|
| Schadensersatz allgemein | regelmäßige Verjährung von drei Jahren nach § 195 BGB | beginnt erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Geschädigte davon Kenntnis erlangt hat |
| Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit | Höchstfrist von 30 Jahren nach § 199 Abs. 2 BGB | läuft unabhängig von der Kenntnis ab dem schädigenden Ereignis |
| Vertragliche Mängelansprüche am Bauwerk | nach § 634a BGB oder vereinbarter VOB/B-Frist | der Bauvertrag bestimmt, was gilt |
| Vorgaben des Auftraggebers | laut Bauvertrag | öffentliche Auftraggeber regeln oft eigene Fristen |
Weil die Kenntnis des Geschädigten den Fristbeginn verschieben kann, reicht es nicht, das Kontrollbuch drei Jahre nach Bauende zu vernichten. Viele Unternehmen bewahren Kontrollunterlagen deshalb deutlich länger auf, insbesondere wenn es während der Bauzeit Unfälle, Beinahe-Unfälle oder Beschwerden gab. Unterlagen zu einem bekannten Personenschaden sollten Sie nicht vernichten, solange Ansprüche denkbar sind. Mehr zur Aufbewahrungsfrist finden Sie im Glossar; für die Festlegung im eigenen Unternehmen sprechen Sie am besten mit Ihrer Rechtsberatung oder Ihrem Haftpflichtversicherer.
Aufbewahren heißt auch: wiederfinden
Ein Kontrollbuch, das irgendwo im Archiv liegt, hilft wenig, wenn nach vier Jahren ein Anwaltsschreiben kommt und niemand mehr weiß, unter welcher Bezeichnung die Baumaßnahme geführt wurde. Ein paar einfache Regeln sorgen dafür, dass Sie im Ernstfall schnell liefern können:
- Ablage nach Straße, Ort und Zeitraum, nicht nur nach interner Projektnummer.
- Fotos und Berichte zusammen mit dem Kontrollbuch ablegen, nicht getrennt in Mailpostfächern.
- Bei digitaler Ablage Dateiformate wählen, die auch in zehn Jahren noch lesbar sind, etwa PDF.
- Zugriff regeln und dokumentieren, wer Unterlagen herausgegeben hat.
- Eine Löschung oder Vernichtung erst nach Prüfung und mit Vermerk vornehmen.
Auch der Datenschutz spielt mit: Fotos können Personen oder Kennzeichen zeigen, Kontrolleinträge enthalten Namen. Das spricht nicht gegen eine lange Aufbewahrung, solange sie einem nachvollziehbaren Zweck dient, nämlich der Abwehr von Ansprüchen. Legen Sie diesen Zweck und die Frist in Ihrem Löschkonzept fest.
Praxisbeispiel: drei Jahre später
Eine Kanalbaustelle in einer Kleinstadt in Niedersachsen ist längst abgeschlossen. Drei Jahre nach dem Rückbau meldet sich ein Radfahrer, der in der Bauzeit an einer Absperrung gestürzt sein will. Er nennt einen ungefähren Monat, kein genaues Datum. Jetzt zeigt sich, was das Kontrollbuch taugt: Lässt sich für jeden Tag des Monats belegen, wann kontrolliert wurde, wie die Absicherung aussah und dass der Bereich für Radfahrer gemäß Plan geführt war? Gibt es Fotos aus den Abendstunden?
Ist das Kontrollbuch lückenlos, mit Plänen, Fotos und Mängelverfolgung, lässt sich die Frage in kurzer Zeit beantworten. Fehlen einzelne Wochen oder ist unklar, welcher Plan galt, steht das Unternehmen vor einem Nachweisproblem. Wer die Beweislast im Einzelnen trägt, hängt vom Fall ab. Sicher ist nur: Mit guten Unterlagen sind Sie in einer deutlich besseren Lage. Hintergründe dazu liefert der Ratgeber Fotodokumentation als Beweis.
Die Kontrollfahrer von Kontrollfahrten.com, einem Angebot der Staffsec Solution GmbH, liefern ihre Einträge als digitale Kontrollberichte mit Foto, Zeitstempel und GPS-Bezug, auf Wunsch auch nach den Formblättern des Auftraggebers, sodass sie direkt in Ihr Kontrollbuch übernommen werden können.