Warum Nachweise mehr sind als Papierkram
Ein Auftraggeber, der Kontrollfahrten einkauft, kauft eigentlich zwei Dinge: die Kontrolle selbst und die Möglichkeit, sie später zu belegen. Kommt es an einer Arbeitsstelle zu einem Unfall, fragen Versicherer, Gutachter und Gerichte nicht, ob kontrolliert werden sollte, sondern ob kontrolliert wurde. Was nicht nachgewiesen ist, gilt im Streitfall schnell als nicht geschehen.
Dazu kommt die Kette der Auftraggeber. Ein Bauunternehmen muss gegenüber dem Bauherrn oder dem Straßenbaulastträger belegen, dass es seine Pflichten erfüllt. Es kann das nur, wenn sein Kontrolldienst ihm die passenden Unterlagen liefert. Wer die Kontrolle vergibt, sollte deshalb vor dem Start festlegen, welche Nachweise er wann und in welcher Form bekommt.
Nachweise vor dem ersten Einsatz
Schon vor der ersten Fahrt fallen Unterlagen an, die belegen, dass der Dienstleister sorgfältig ausgewählt wurde. Sie gehören in die Projektakte, auch wenn sie während der Bauzeit nie wieder angesehen werden. Wie Sie Anbieter vorab vergleichen, beschreibt der Ratgeber Dienstleister für Kontrollfahrten auswählen.
| Nachweis | Wozu er dient |
|---|---|
| Schulungsnachweise der Kontrollfahrer nach MVAS 99 | Belegt die Fachkunde der Personen, die tatsächlich fahren |
| Bestätigung der Betriebshaftpflichtversicherung | Zeigt, dass Schäden aus der Tätigkeit abgesichert sind |
| Benennung von Ansprechpartnern und Meldekette | Regelt, wer wen wann informiert |
| Leistungsbeschreibung mit Prüfumfang und Intervallen | Legt fest, was jede Fahrt umfasst |
| Musterbericht | Zeigt vorab, wie die laufenden Nachweise aussehen werden |
Bei öffentlichen Auftraggebern stehen viele dieser Punkte bereits in den Vergabeunterlagen. Dann lohnt ein Abgleich, ob der Nachunternehmer genau diese Nachweise liefern kann, bevor er in die Kette aufgenommen wird. Hinweise zu öffentlichen Vergaben bündelt der Ratgeber Kontrollfahrten in öffentlichen Ausschreibungen.
Laufende Nachweise während der Bauzeit
Das Herzstück ist der Bericht zu jeder einzelnen Fahrt. Er zeigt, wann welche Arbeitsstelle von wem kontrolliert wurde und in welchem Zustand sie war. Viele Auftraggeber verlangen zusätzlich ein laufendes Kontrollbuch je Arbeitsstelle, das die Einzelberichte zusammenführt.
Bei Mängeln wird der Nachweis zweistufig: Erst wird der Fund mit Foto, Uhrzeit und Beschreibung festgehalten, dann die Meldung an die Bauleitung und schließlich die Beseitigung. Eine Mängelmeldung ohne Rückmeldung zur Behebung ist eine offene Flanke, denn sie belegt, dass jemand vom Mangel wusste.
- Fahrtbericht: Datum, Uhrzeit, Kontrollfahrer, Arbeitsstelle, Prüfpunkte, Ergebnis
- Fotos: Übersicht der Arbeitsstelle und Detailbilder bei Auffälligkeiten, mit Zeitstempel
- Ortsbezug: ein GPS-Nachweis oder eine eindeutige Stationsangabe
- Mängelmeldung: Zeitpunkt, Empfänger, Art der Meldung (Anruf, Nachricht)
- Wartungsvermerk: was im Rahmen der Fahrt selbst behoben wurde, etwa eine aufgerichtete Bake
- Nachkontrolle: Bestätigung, dass ein gemeldeter Mangel beseitigt ist
Welche Einzelangaben ein Protokoll braucht, steht im Ratgeber Kontrollprotokoll: Pflichtangaben. Wie das Kontrollbuch aufgebaut und aufbewahrt wird, erklärt der Ratgeber Kontrollbuch: Inhalt und Aufbewahrung.
Sondernachweise für besondere Lagen
Neben den regelmäßigen Fahrten gibt es Ereignisse, die eigene Belege verlangen. Nach einem Sturm über der Küste von Mecklenburg-Vorpommern oder einem Starkregen in Hamburg will der Auftraggeber wissen, ob alle Arbeitsstellen danach geprüft wurden und in welchem Zustand sie waren. Eine kurze Sammelübersicht mit Uhrzeiten je Arbeitsstelle beantwortet diese Frage schneller als zwanzig Einzelberichte.
Ähnliches gilt nach einem Unfall oder einer beschädigten Absicherung. Hier zählt der Zustand unmittelbar danach: Was stand wo, was fehlte, was wurde wann gemeldet? Fotos aus mehreren Blickrichtungen und die Uhrzeit der ersten Meldung sind dann die wichtigsten Belege. Der Ratgeber Umgefahrene Bake: Pflichten zeigt, wie man in dieser Lage vorgeht.
Lieferform und Fristen klar vereinbaren
Ein Nachweis hilft nur, wenn er rechtzeitig und in brauchbarer Form beim Auftraggeber liegt. Deshalb sollte vorab festgelegt sein, wie die Berichte geliefert werden: als PDF je Fahrt, als Sammelbericht je Woche, über einen Zugang zu einem Portal oder in den Formularen des Auftraggebers. Die beste Dokumentation nützt wenig, wenn sie im falschen Format beim falschen Empfänger landet.
Bewährt hat sich eine Unterscheidung nach Dringlichkeit. Mängel, die die Sicherheit betreffen, werden sofort telefonisch gemeldet und danach schriftlich bestätigt. Der Routinebericht ohne Befund kann zeitnah nach der Fahrt folgen. Für den Monatsabschluss wünschen sich viele Bauleitungen eine Übersicht, aus der hervorgeht, an welchen Tagen welche Arbeitsstellen kontrolliert wurden.
Klären Sie außerdem, an wen die Nachweise gehen. Eine Bauleitung, die nachts nicht erreichbar ist, braucht einen benannten Vertreter. Ein zentrales Postfach für Berichte ist praktisch, ersetzt aber nicht den Anruf bei einer Person, wenn an einer Ortsdurchfahrt in Brandenburg nachts die halbe Absperrung auf der Fahrbahn liegt.
| Anlass | Übliche Form | Wann |
|---|---|---|
| Sicherheitsrelevanter Mangel | Anruf, danach schriftlich mit Foto | Sofort |
| Routinefahrt ohne Befund | Fahrtbericht | Zeitnah nach der Fahrt |
| Sonderkontrolle nach Unwetter | Sammelübersicht mit Uhrzeiten | Nach Abschluss der Runde |
| Monatsabschluss | Übersicht aller Fahrten je Arbeitsstelle | Zum vereinbarten Stichtag |
Ablage und Aufbewahrung
Nachweise müssen nicht nur entstehen, sie müssen auch Jahre später auffindbar sein. Ansprüche aus einem Unfall können lange nach dem Rückbau geltend gemacht werden. Legen Sie die Unterlagen deshalb je Arbeitsstelle ab, nicht je Fahrt, und klären Sie, wer die Akte führt: der Kontrolldienst, das Bauunternehmen oder beide.
Wie lange Unterlagen aufzubewahren sind, hängt von Vertrag, Verjährungsfristen und internen Vorgaben ab. Viele Betriebe orientieren sich an der längsten denkbaren Frist und bewahren lieber zu lange als zu kurz auf. Hintergrund dazu liefert der Glossareintrag Aufbewahrungsfrist. Bei digitalen Berichten sollte zusätzlich klar sein, dass der Zugriff auch nach Vertragsende erhalten bleibt oder die Daten vollständig übergeben werden.
- Eine Akte je Arbeitsstelle mit Anordnung, Plan, Berichten und Mängelverlauf
- Einheitliche Dateinamen mit Datum und Arbeitsstelle
- Übergabe aller Daten bei Vertragsende vereinbaren
- Zuständigkeit für die Akte schriftlich festhalten
Staffsec liefert über kontrollfahrten.com digitale Kontrollberichte mit Foto, Zeitstempel und GPS-Bezug, auf Wunsch auch nach den Unterlagen des Auftraggebers.